Vietnam gümrüğü için ticari fatura nasıl hazırlanır

Eksik veya yanlış fatura detayları, gönderilerin Vietnam limanlarında bekletilmesinin en yaygın nedenlerinden biridir. Vietnam gümrüğü için düzgün bir şekilde hazırlanmış bir ticari fatura, yetkililere tam olarak neyin ithal edildiğini, değerini ve nereden geldiğini bildirir; bu da gümrük işlemlerinin gereksiz gecikmeler olmadan ilerlemesini sağlar. Bu kılavuz, paket yola çıkmadan önce doldurulması gereken her zorunlu alanı ve düzeltilmesi gereken en yaygın hataları kapsamaktadır.

Adımlara hızlı bakış:

1. İşletme ve alıcı bilgilerinizi toplayın

2. Benzersiz bir fatura numarası ve tarihi atayın

3. Her ürünü GTİP (HS) koduyla açıklayın

4. Doğru birim fiyatı ve toplam değeri USD cinsinden beyan edin

5. Her bir kalem için menşe ülkeyi belirtin

6. Incoterms kurallarını ve navlun ücretlerini belirtin

7. Göndericinin imzasını ve şirket kaşesini ekleyin

8. Destekleyici belgeleri ekleyin

9. Faturayı çeki listenizle karşılaştırarak doğrulayın

İçindekiler

1. Başlamadan önce ihtiyacınız olanlar

2. Adım adım: ticari faturayı doldurma

- Adım 1: Satıcı ve alıcı bilgilerini girin

- Adım 2: Fatura numarası ve tarihi atayın

- Adım 3: GTİP kodlarıyla birlikte kesin bir mal açıklaması yazın

- Adım 4: Birim fiyatı ve toplam değeri USD cinsinden beyan edin

- Adım 5: Menşe ülkeyi belirtin

- Adım 6: Incoterms kurallarını ve navlun ücretlerini belirtin

- Adım 7: Belgeyi imzalayın ve kaşeleyin

- Adım 8: Destekleyici belgeleri ekleyin

3. Faturanın eksiksiz olduğu nasıl doğrulanır

4. Sık yapılan hatalar ve bunları düzeltme yolları

5. Ticari fatura vs. proforma fatura

6. SSS

Başlamadan önce ihtiyacınız olanlar

Faturayı doldurmadan önce aşağıdakilerin hazır olduğundan emin olun:

• Şirketinizin tam yasal adı, adresi, vergi kimlik numarası ve iletişim bilgileri

• Vietnamlı ithalatçının tam adı, adresi ve vergi kodu (Ma So Thue)

• Satış sözleşmenizden kararlaştırılan Incoterms (FOB, CIF, EXW vb.) kuralları

• Her ürün kalemi için Uyumlaştırılmış Sistem (GTİP/HS) kodları

• Vietnam gümrüğünün vergi hesaplamasında esas aldığı USD cinsinden ticari değer

Vietnam Gümrük Genel Müdürlüğü, faturaların İngilizce veya Vietnamca olmasını şart koşmaktadır. İngilizce, uluslararası gönderiler için yaygın olarak kabul edilmektedir.

Adım adım: ticari faturayı doldurma

Adım 1: Satıcı ve alıcı bilgilerini girin

İhracatçının tam yasal şirket adı, sokak adresi, şehri, ülkesi, telefon numarası ve vergi kimlik numarası ile başlayın. Hemen altına Vietnamlı alıcının detaylarını ekleyin: kayıtlı şirket adı, adresi ve 10 veya 13 haneli vergi kodu. İhbar merci (notify party) alıcıdan farklıysa, her ikisini de ayrı ayrı listeleyin. Eksik adresler, Vietnam gümrüğünün belge düzeltmesi talep etmesinin en önemli nedenlerinden biridir.

Adım 2: Fatura numarası ve tarihi atayın

Her ticari faturanın benzersiz bir referans numarasına ve düzenlenme tarihine ihtiyacı vardır. Yıl-ay-sıra (örneğin, 2026-06-001) gibi tutarlı bir dahili numaralandırma sistemi kullanın. Fatura tarihi, konşimento veya hava yolu taşıma senedinde gösterilen sevkiyat tarihinden önce veya bu tarihle aynı olmalıdır. Belgeler arasındaki uyumsuz tarihler manuel incelemeyi tetikler.

> İpucu: Gümrük açıklama talep ettiğinde herhangi bir gönderiye hızlıca referans verebilmek için fatura numaralarının kaydını tutun.

Adım 3: GTİP kodlarıyla birlikte kesin bir mal açıklaması yazın

Bu adım, gümrük sınıflandırması için en büyük ağırlığı taşır. Her ürün kalemi için tam ticari adı, malzeme bileşimini, kullanım amacını ve en az 6 haneli GTİP kodunu yazın. Vietnam 8 haneli bir ulusal tarife cetveli kullanmaktadır, bu nedenle elinizde olduğunda bu ekstra haneleri de ekleyin. "Makine parçaları" veya "genel emtia" gibi belirsiz açıklamalar işlemleri yavaşlatacak ve malların inceleme için alıkonulmasına neden olabilecektir.

Her ürün için miktar, ölçü birimi (adet, kilogram, set), birim fiyat ve satır toplamını listeleyin. Benzer olmayan ürünleri asla tek bir satırda gruplandırmayın.

Adım 4: Birim fiyatı ve toplam değeri USD cinsinden beyan edin

Vietnam gümrüğü, ithalat vergilerini DTÖ Gümrük Kıymetlendirme Anlaşması'nı takip eden gümrük kıymeti üzerinden hesaplar. Her satır için USD cinsinden gerçek işlem bedelini beyan edin. Ödeme başka bir para birimindeyse, fatura tarihindeki döviz kurunu kullanarak dönüştürün ve kuru belge üzerinde belirtin. Toplam fatura değeri, banka transferinizdeki veya akreditifinizdeki tutarla tam olarak eşleşmelidir.

> Uyarı: Vietnam yasalarına göre malların değerini düşük göstermek ciddi bir suçtur. Gümrük memurları beyan edilen değerleri referans fiyat veri tabanlarıyla çapraz kontrol eder ve cezalar arasında para cezaları, gönderiye el konulması veya ithalat yasakları yer alabilir.

Adım 5: Menşe ülkeyi belirtin

Her bir kalem için menşe ülkeyi yazın. Vietnam'ın ASEAN üyeleri, AB (2020'den beri EVFTA kapsamında) ve diğer birçok ticaret ortağıyla tercihli ticaret anlaşmaları olduğundan, bu durum hangi gümrük vergisi oranının uygulanacağını belirler. Mallar tercihli bir orana uygunsa, ilgili menşe şahadetnamesini (ASEAN için Form D, AB için EUR.1) ayrı bir belge olarak ekleyin. Sertifika olmadan, mallar varsayılan olarak en çok kayrılan ülke (MFN) oranına tabi olur.

Adım 6: Incoterms kurallarını ve navlun ücretlerini belirtin

FOB Ho Chi Minh City veya CIF Hai Phong gibi üzerinde mutabık kalınan Incoterms kurallarını açıkça belirtin. Bu durum gümrüğe, beyan edilen değere hangi maliyetlerin dahil olduğunu bildirir. CIF koşullarında, gümrük vergisine tabi değer; malların bedelini, sigortayı ve Vietnam limanına kadar olan navlunu içerir. FOB koşullarında ise navlun ve sigorta gümrük tarafından ayrıca eklenir. Herhangi bir belirsizliği önlemek için fatura üzerinde navlun ücretini ve sigorta tutarını ayrı kalemler olarak listeleyin.

Adım 7: Belgeyi imzalayın ve kaşeleyin

İhracatçı firmanın yetkili bir temsilcisi faturayı imzalamalıdır. Vietnam gümrüğü, özellikle Asyalı ihracatçılardan gelen gönderiler için imzanın yanında genellikle bir şirket kaşesi bekler. Vietnam'ın VNACCS/VCIS gümrükleme sistemi üzerinden yapılan dijital başvurular için elektronik imzalar kabul edilmektedir, ancak ilgili giriş limanı için ıslak imzalı bir kopyaya da ihtiyaç duyulup duyulmadığını nakliye acentenizle teyit edin.

Adım 8: Destekleyici belgeleri ekleyin

Ticari fatura tek başına gönderilmez. Gümrük paketini tamamlamak için şu belgeleri ekleyin:

• Çeki listesi (fatura miktarlarıyla birebir eşleşmelidir)

• Konşimento veya hava yolu taşıma senedi

• Menşe şahadetnamesi (tercihli tarifelerden yararlanılıyorsa)

• İthalat izni veya lisansı (kozmetik, gıda takviyeleri veya elektronik gibi kısıtlı mallar için)

• Bitki sağlığı veya sağlık sertifikası (tarım veya gıda ürünleri için)

Faturanın eksiksiz olduğu nasıl doğrulanır

Göndermeden önce, çeki listesiyle satır satır kontrol yapın. Her SKU, miktar ve birim fiyat her iki belgede de eşleşmelidir. GTİP kodlarının her ürün satırında göründüğünü, toplam fatura değerinin tüm kalemlerin toplamına eşit olduğunu ve Incoterms kurallarının satış sözleşmesiyle eşleştiğini doğrulayın. Fatura ile beraberindeki herhangi bir belge arasındaki uyumsuzluk, bir gönderinin bekletilmesinin en hızlı yoludur.

Sık yapılan hatalar ve bunları düzeltme yolları

• Eksik GTİP kodları: Beyan etmeden önce her ürün satırı için 8 haneli Vietnam gümrük tarife kodunu ekleyin

• Piyasa fiyatının altında beyan edilen değer: Değeri gerçek işlem tutarını yansıtacak şekilde güncelleyin; gümrük veri tabanları tutarsızlıkları işaretler

• Para biriminin belirtilmemesi: Her zaman USD veya üzerinde anlaşılan para birimini belirtin ve USD değilse dönüşüm oranını ekleyin

• İthalatçı vergi kodunun olmaması: Faturayı hazırlamadan önce Vietnamlı alıcının Ma So Thue numarasını alın; bu numara olmadan gümrük işlemleri ilerleyemez

• Gruplandırılmış ürün satırları: Her farklı ürünü kendi miktarı, fiyatı ve GTİP koduyla ayrı bir satıra bölün

• Sevkiyat tarihinden sonraki fatura tarihi: Mallar varmadan önce faturayı doğru tarihle yeniden düzenleyin

Ticari fatura vs. proforma fatura

Proforma fatura, satış koşullarını onaylamak için sevkiyattan önce gönderilen ön bir tekliftir. Gümrük belgesi değildir. Ticari fatura ise varış noktasında gümrüğe sunulan nihai, yasal olarak bağlayıcı belgedir. Vietnam gümrüğü, vergi hesaplamasında proforma faturayı esas alarak kabul etmeyecektir. Alıcı, ithalat lisansı amaçları için bir proforma talep ederse, bunu ayrıca düzenleyin ve sevkiyat onaylandıktan sonra her zaman tam bir ticari fatura ile takip edin.

| Belge | Amaç | Vietnam gümrüğü tarafından kabul edilir mi |

|---|---|---|

| Ticari fatura | Gerçek satışı ve değeri beyan eder | Evet |

| Proforma fatura | Ön fiyat teklifi | Hayır |

| Konsolosluk faturası | Bazı ülkeler tarafından istenir | Vietnam için gerekli değildir |

FAQ

Vietnam gümrüğü ticari faturadan kaç nüsha istiyor?

Vietnam gümrüğü genellikle üç nüsha ister: bir orijinal ve iki kopya. VNACCS/VCIS üzerinden yapılan dijital başvurularda taranmış orijinal nüsha yeterlidir, ancak limanın fiziksel muayene sırasında talep etmesi ihtimaline karşı fiziksel kopyaları hazır bulundurun.

Faturanın Vietnam için noter onaylı veya tasdikli olması gerekir mi?

Noter onayı, Vietnam'a giren ticari faturalar için standart bir gereklilik değildir. İlaçlar veya belirli makineler gibi bazı kısıtlı ürün kategorileri ek sertifikalara ihtiyaç duyabilir, ancak faturanın kendisi rutin ithalatlar için apostil veya konsolosluk tasdiki gerektirmez.

Faturada beyan edilen değer çok düşük olursa ne olur?

Gümrük memurları beyan edilen değerleri Gümrük Genel Müdürlüğü referans fiyat listesiyle karşılaştırır. Beyan edilen değer şüpheli derecede düşükse, gümrük vergisine tabi değeri tek taraflı olarak yeniden değerlendirebilir, daha yüksek değerlendirilen tutar üzerinden vergi alabilir ve tekrarlanan ihlaller için para cezasından geçici ithalat durdurmaya kadar değişen cezalar uygulayabilir.

Ticari fatura USD dışında bir para biriminde olabilir mi?

Evet. Vietnam gümrüğü, EUR, GBP ve JPY dahil olmak üzere başlıca para birimlerindeki faturaları kabul etmektedir. Beyan edilen değer, Vietnam Devlet Bankası tarafından haftalık olarak yayınlanan döviz kuru kullanılarak Vietnam Dongu'na dönüştürülür. Gümrük müşaviriyle sorun yaşamamak için faturanın üzerine orijinal para birimini ve geçerli döviz kurunu yazın.

Her zaman ayrı bir çeki listesi gerekir mi, yoksa fatura ile birleştirilebilir mi?

Tek bir ürün satırı olan küçük gönderiler için birleşik fatura ve çeki listesi kabul edilebilirdir. Çok satırlı veya çok kolili gönderiler için Vietnam gümrük memurları, müfettişlerin fatura toplamlarını yeniden hesaplamadan fiziksel kargoyu çeki listesine göre kontrol edebilmeleri için kesinlikle ayrı belgeleri tercih ederler. Bunları ayrı tutmak, belge sorgusu olasılığını azaltır.

Vietnam'a ve 130'dan fazla ülkeye yapılacak uluslararası gönderiler için, bir sonraki ihracatınızdan önce Navlungo ile anında navlun teklifi alın ve lojistik seçeneklerini karşılaştırın.